Uitgangspunt voor facilitaire dienstverlening is dat dit professioneel en klantgericht wordt uitgevoerd, binnen de centraal gestelde kaders, om gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken en activiteiten en bij het realiseren van beleidsdoelstellingen. Dit gebeurt functioneel maar sober en doelmatig. Als onderdeel van de bedrijfsvoering worden twee belangrijke taakgebieden verzorgt:
- Huisvesting ambtelijke organisatie
De gemeente voorziet in de huisvestingsbehoefte van de gehele ambtelijke organisatie en de aansluiting tussen vraag en aanbod. De huisvestingsbehoefte verandert continue als gevolg van verschillende exogene factoren. Het beheer en de exploitatie van de eigen 8 werkgebouwen is onderdeel van de bedrijfsvoering. - Facilitaire dienstverlening
Om de ambtelijke organisatie in de werkgebouwen en externe gebruikers van alle locaties te faciliteren en te ontzorgen bij het uitvoeren van de activiteiten worden verscheidende facilitaire diensten op basis van regievoering geboden. Hierbij kan gedacht worden aan:
- Restauratieve diensten (catering, bedrijfsrestaurant, vergaderservice etc.)
- Warme drankenvoorzieningen
- Schoonmaakdienstverlening en ongediertebestrijding
- Kopieer, post- en reprodiensten
- Beveiliging en bewakingsdiensten
- Beheer van inrichting en inventaris waaronder werkplekbeheer
- Groenvoorziening en kunst/aankleding
- Sanitaire diensten
- Audio visuele middelen
- Dienstkleding
- Bode en huismeesterdiensten
Om deze aanvragen te coördineren beschikt de gemeente over een servicepunt dat circa 12.500 KWIS (Klachten, Wensen, Informatievragen, Storingen) meldingen op jaarbasis afhandelt. Naast deze meldingen worden circa 13.000 reserveringen van vergaderfaciliteiten verwerkt en gefaciliteerd.
Wat willen we bereiken?
Het jaar 2018 stond in het teken van het verder op orde brengen van de basis: dit omvat onder meer het optimaliseren van de ondersteunende processen, het in kaart brengen van de bestaande overeenkomsten en het vastleggen van alle benodigde informatie. Dit vormt een belangrijke voorwaarde voor de verdere ontwikkeling van het regievoeringsmodel. De nadruk van het regievoeringsmodel ligt op het besturen van de dienstverlening gericht op het creëren van een continue ‘match’ tussen vraag en aanbod met als doel het leveren wat nodig is en wordt verwacht, op tijd en tegen de juiste kwaliteit. Deze ontwikkeling zal zich verder doorzetten in 2019 en vergt een procesmatige aanpassing in de gehele afdeling.
Wat hebben we hier voor gedaan en gaan we hiervoor doen?
Het verder doorvoeren van het werken op regiebasis is in 2018 doorlopen en heeft de nodige aandacht gevergd. Diverse diensten zijn aanbesteed waaronder de warme dranken voorziening en kantoorartikelen. De regieontwikkeling heeft geleid tot herziene dienstverleningsovereenkomsten die geïmplementeerd en gemonitord gaan worden volgens de nieuwe besturingsmethodiek en met specifieke aandacht voor de klant. Daarnaast is het schoonmaakproces geoptimaliseerd en is gestart met het gescheiden inzamelen in het gemeentehuis. Het schoonmaakproces dient als basis voor de overige processen.
De aanbestedingskalender is gereed voor de contracten die onder beheer van Facilitaire Zaken en Exploitatie (FZE) liggen. In 2019 word er een start gemaakt met de aanbesteding van onder andere het schoonmaakcontract en de beveiliging. Ook het meubilair wordt aanbesteed. In deze aanbesteding wordt circulariteit en de routekaart 2040 als leidraad gebruikt. Daarnaast wordt in samenwerking met inkoop een paragraaf geschreven over duurzaamheid. In 2018 is accountmanagement geïmplementeerd. Door middel van workshops is de rol van accountmanager verduidelijkt voor de afdeling. Er zijn organisatiebrede klantenpanels geïntroduceerd. Deze zullen in 2019 een grotere rol krijgen in de vertaling van de wensen van de interne klant naar de dienstverlening.
Het Servicepunt is een grotere ondersteunende rol gaan spelen bij het afhandelen van de klachten, meldingen en storingen. Naast de sportreserveringen met een omvang van circa 17.000 reserveringen is ook het plan geopteerd om de reserveringen van de wijkcentra te laten plaatsvinden binnen het Servicepunt. Hiervoor wordt in 2019 een plan van aanpak opgesteld. Daarnaast is de samenwerking met de afdeling P&O geïntensiveerd door het overnemen van een aantal taken van de personeelsadministratie door het Servicepunt. Hierdoor is er meer één loket voor alle medewerkers ontstaan.
In het kader van de veranderende behoefte van de organisatie en het programma Nissewaard Leert! is in 2018 gekeken naar mogelijkheden om ook de huisvesting goed aan te laten sluiten bij een veranderende organisatie. Zo zijn er een aantal aanpassingen uitgevoerd aan de ontmoetingsplekken in het stadhuis, zoals o.a. de coffeecorners, de vide en de 5 grote vergaderzalen op de vide. De voorbereidingen voor het vernieuwen van het restaurant zijn getroffen en worden begin 2019 uitgevoerd. De vlek van Burgermeester en Wethouders wordt heringericht in 2019. Daarnaast wordt In 2019 gezamenlijk met een pilotafdeling gekeken welke werkplekbehoefte er is. Dit heeft als doel om een efficiënter met de bestaande ruimte om te gaan zodat er ruimte ontstaat om alternatieve werkplekken te creëren die passend zijn voor de gebruikers.